В международната юридическа практика на държавните органи, частните организации и, разбира се, на обслужващите ги юристи постоянно им се налага да си имат работа с документи от други страни. Типичният пример: компания, която открива представителство в чужда държава, трябва да предостави пред регистриращите органи на тази държава комплект от учредителните си документи. Тази компания, която открива сметка в чуждестранна банка, предоставя набор от документи в тази банка и т.н.
Разбираемо е, че чуждестранните документи са потенциален източник на проблеми. Юристите на швейцарската банка например знаят прекрасно как изглеждат документите на някоя швейцарска компания, как трябва да бъдат заверени и т.н. Но какво трябва да се направи, ако в тази банка иска да открие сметка компания от Свазиленд? Правилата за нотариално заверяване, приети в Свазиленд, са недействителни в Швейцария, а и едва ли са известни на юристите на банката. Как да се провери оригиналността на документите?
Традиционно този проблем се е решавал с консулска легализация. Това значи, че документите на компанията първо се заверявали там, където е регистрирана (в Свазиленд) по приетите норми, а после допълнително в консулството или посолството на Швейцария в Свазиленд. Тази процедура се казва легализация на чуждестранни документи: консулството (посолството) на Швейцария легализира документите от Свазиленд за ползването им в Швейцария. Като еквивалентен вариант, документите е могло да се легализират от консулската служба на Министерство на Външните работи на Швейцария в самата държава Швейцария, за което те първо трябвало да бъдат заверени в посолството или консулството на Свазиленд в Швейцария. Този вариант се използвал по-рядко, защото консулството обикновено се занимавало неохотно с такова заверяване.
Може би Ви се струва, че няма нищо сложно в това, но всъщност процедурата по заверяване често се проточвала в дългата бюрократщина. Първо, консулството формално заверявало не документите като такива, а подписа на някое лице. По принцип се предполага, че този подпис се поставял от сътрудник на МнВР на съответната страна (според нашия пример – Свазиленд). Затова документите трябвало да се заверят първо в МнВР. Въпросното министерство можело да си има свои изисквания към предоставените документи. Обикновено е била необходима минимум нотариална заверка. Получава се една такава верига: нотариус – МнВР – консулство. Второ, често заверените документи са били някъде в периферията на приоритетите в дейността както на МнВР, така и на консулството. Затова, в зависимост от степента на бюрократщината и отговорността на съответните сътрудници, процедурата по заверяването можело да продължи и седмици, даже месеци. Трето, може да се окаже, че в Швейцария изобщо няма консулство на Свазиленд (или на някоя друга държава). Тогава легализацията се случвала в консулството на трета държава, която представлява интересите на Швейцария в Свазиленд, което внасяло допълнителна каша.
Точно за да се облекчи животът на участниците на международната дейност, е подписана Хагската конвенция на 5 октомври 1961 година. Конвенцията е приета в рамките на Хагската конвенция по частно международно право, постоянно действаща международна организация, която се занимава с унификацията на международното законодателство. Тази конвенция трябва да се различава от другите приети в рамките на тази конвенция, които съответно също се наричат Хагски (общо са 35 от 1955 година до сега), като през 1961 година (на пети октомври) са приети три. Тази, която ни интересува нас, се нарича „Конвенция, която отменя необходимостта от легализация на чуждестранни официални документи“. Нейното име не означава, че документите сега изобщо не трябва да се заверяват. Отменя се именно легализацията (която се разбира като консулско или дипломатично заверяване), а на нейно място се въвежда нова процедура по заверяване, която е много по-проста и унифицирана.
Процедурата се състои в това, че непосредствено в страната, от където е съставен документът, се прилага към него специален сертификат, който се нарича „Апостил“ (буквално – надпис). Той може да е поставен върху самия документ, като щампа, или да се приложи към документа на отделен лист. Сертификатът има стандартна форма, която е предписана от конвенцията, и съдържа номерирани полета с информация за страната на произход на документа, лицето, което го е подписало, а също и за това кой, къде и кога е направил заверката, неговият подпис и печат, регистрационният му номер. В горната част на сертификата задължително има надпис на френски език „APOSTILLE”.
Всяка страна упълномощава едни или други от държавните си органи да извършват такава заверка. Например в България легализацията се извършва от МнВР и някои други органи. А това дори е променено от 01.03.2018 година, като вече заверките на преведени документи се извършват от нотариус в присъствието на преводача, който е извършил превода на въпросния документ или въпросните документи. В САЩ корпоративните документи се заверяват от държавния секретар на щата, макар че за поставянето на апостил са упълномощени и чиновниците от Върховния съд, Окръжните съдилища и други. В различните страни апостилът може да се поставя, да кажем, от заместник-премиера или губернатора, или от някой друг.
Същността на конвенцията се изразява в това, че при наличието на апостил върху документацията, изготвена в страна-участничка в конвенцията, не е необходима допълнителна легализация на документите за използването им в друга страна-членка на конвенцията.
Така ако документите на свазилендската компания са заверени с апостил в Свазиленд, те могат да бъдат използвани без по-нататъшно заверяване не само в Швейцария, но и в другите страни, подписали конвенцията. Това е първото важно предимство на апостила в сравнение с консулската заверка. Второто е, че цялата заверка се прави в рамките на една юрисдикция, а веригата на заверяването се съкращава доста, което икономисва пари, сили, а и най-важното – време на участниците на международния пазар и дейност.
Спрямо условията на конвенцията на заверка чрез апостил подлежат само официалните документи, а именно документите, подписани от държавни чиновници, нотариални актове и други. При това с апостил се заверява автентичността на подписа на този държавен чиновник или нотариус. Самото съдържание на документа не се потвърждава от органите, които поставят апостила, не се проверява от тях и изобщо не е в тяхната компетенция и отговорности. Автентичността на съдържанието на документацията е отговорност на самия съставител на документа и на неговата съвест.
До края на 1961 година конвенцията е била подписана от 8 държави. При това процесът на ратифициране и встъпване в сила е започна, значително по-късно – от 1964 година нататък. Но след това нещата са започнали да се случват по-бързо, а днес в конвенцията участват вече над 70 държави.
Има случаи, когато не се изисква нито легализация, нито апостил при предоставянето на чуждите документи. Това е в случаите, в които между двете страни има отделен договор, който отменя необходимостта от особен вид заверка. При това се предполага, че документите са заверени в страната, от където са издадени, според нейното законодателство.